Automação de processos empresariais

Automação de processos é o uso de software para executar tarefas que hoje alguém faz manualmente, sempre da mesma forma. É frequentemente o projeto com retorno mais rápido de uma empresa, porque devolve horas de trabalho que já estão sendo pagas e elimina uma classe inteira de erro: o erro de digitação e de esquecimento.

Como identificar o que dá para automatizar

Um bom candidato à automação tem três características: acontece com frequência, segue sempre as mesmas regras e não exige julgamento humano. Se a resposta para "como você decide isso?" couber em uma lista de condições, a tarefa pode ser automatizada.

Na prática, vale olhar para onde a equipe mais reclama. As tarefas que aparecem com mais frequência são:

• Transferir dados de um sistema para outro, ou de um e-mail para uma planilha.
• Gerar e enviar o mesmo relatório toda semana ou todo mês.
• Disparar cobranças, lembretes e avisos de vencimento.
• Preencher planilhas a partir de formulários ou mensagens recebidas.
• Emitir documentos repetitivos a partir de um modelo.
• Conciliar informações entre duas plataformas que não conversam.
• Monitorar prazos e avisar quando algo está perto de vencer.
• Consolidar dados de várias origens em um painel único.

Integrações entre sistemas

Boa parte do trabalho manual em uma empresa existe porque dois sistemas não conversam. Alguém exporta de um lado, ajusta o formato e importa do outro. Integração resolve isso: os sistemas passam a trocar informação diretamente, no momento em que ela muda.

Conectamos sistemas próprios e de terceiros usando as interfaces que eles oferecem — APIs, webhooks, importação de arquivos ou acesso direto ao banco de dados, conforme o que estiver disponível. Quando o sistema do outro lado não oferece nenhuma porta de entrada, existem alternativas, e elas são avaliadas caso a caso.

Automação não significa trocar de sistema

A automação pode ser construída de duas formas: dentro de um sistema novo, como parte dele, ou conectada por fora aos sistemas que a empresa já utiliza. A segunda opção costuma ser mais rápida e mais barata, e é a escolha certa quando as ferramentas atuais atendem bem e o problema está só na comunicação entre elas.

Como medir se vale a pena

A conta é simples e você pode fazê-la antes de nos procurar:

1. Quanto tempo por semana a tarefa consome hoje, somando todas as pessoas envolvidas.
2. Com que frequência ela gera erro, e quanto custa corrigir cada erro.
3. O que deixa de ser feito porque esse tempo está ocupado.

O que muda na rotina da equipe

Automação bem feita não substitui pessoas: ela tira delas a parte mecânica do trabalho. A equipe deixa de transcrever e conferir e passa a decidir e atender — que é onde o julgamento humano realmente faz diferença. O sistema também registra tudo que executou, então continua sendo possível auditar o que aconteceu e quando.